Инструкция по работе в TEZ-FIT
Видео-инструкцию целиком можно также увидеть на нашем канале на Patreon.
Чтобы войти в панель управления, откройте браузер, например Google Chrome.
Введите в адресной строке браузера tezportal.kz.
Далее в качестве логина укажите адрес электронной почты, указанный при регистрации, и пароль, полученный на почту. Если вы используете личный компьютер, можно сохранить логин и пароль. Так вход в систему в следующий раз будет быстрее.
При входе в панель управления в правом верхнем углу отображается иконка пользователя. Здесь можно отредактировать некоторые данные компании – например, название, адрес, а также имя, фамилию и идентификационный номер руководителя.
Если включить опцию «Оптовые цены», станет возможна продажа сопутствующих товаров как в розницу, так и оптом.
Следующая настройка – «Понижение абонемента с возвратом разницы». При её активации кассиру разрешается менять абонемент клиента на абонемент с более низкой ценой, с автоматическим возвратом разницы в цене.
И последняя функция – ввод регистрационных данных по НДС, если вы являетесь его плательщиком.
В левой части интерфейса программы расположено навигационное меню панели управления. Первым делом нужно настроить параметры клуба — задать абонементы и тарифы, добавить сотрудников, назначить им права доступа и внести другие данные.
В настройках сотрудников, по дефолту, показан пользователь, чьи контакты были указаны при регистрации компании. Если это руководитель или владелец компании, то ему можно предоставить доступ ко всем функциям программы. Убедитесь, что как минимум один пользователь, будь это владелец, руководитель или кто иной, имеет доступ к настройке сотрудников.
Добавление сотрудника, требует указания фамилии и его идентификационного номера. Адрес электронной почты будет использоваться в качестве логина.
Цвет календаря в первую очередь предназначен для тренеров. Эта функция позволяет выделить занятия каждого тренера в расписании групповых занятий соответствующими их профилю цветом.
Далее нужно установить права доступа для этого сотрудника.
На примере видео ниже, показано как ограничить доступ к различным разделам программы, а также как установить лимиты на ручную скидку.
В разделе «Фитнес-клубы»: в первой закладке — заданы типы клубов. По дефолту все клубы идут как стандартные. При желании можно запросить создание иного типа для вашего клуба.
В следующей закладке можно увидеть свои клубы, указанные при регистрации. Здесь можно изменить название и адрес, а также добавить фотографии клуба. Эти фотографии используются в мобильном приложении в разделе покупки абонементов вашими клиентами.
Если вы выбрали тарифный план Фитнес без склада, то у вас есть возможность продажи абонементов и услуг через упрощенную вебкассу.
А те, кто выбрал Фитнес со складом или иными словами Фитнес с розничной торговой точкой, могут работать как через вебкассу, так и полноценное кассовое приложение, устанавливаемое на ваше устройство — моноблок или компьютер.
Методы создания веб кассы и обычной кассы для привязки к приложению одинаковые. Для веб кассы нужно лишь поставить соответствующую галочку. При создании кассы нужно выбрать клуб, к которому она будет привязана.
Если у вас есть розничная точка, то эту же кассу можно привязать и к ней. В случае вебкассы это позволит продавать сопутствующие товары сразу же на портале.
При необходимости кассу можно удалить или восстановить. Для восстановления достаточно перейти в закладку удалённых касс, выбрать нужную кассу и нажать «Восстановить».
В разделе «Настройки услуг» можно настроить дополнительные услуги. Здесь задаются сами услуги и их типы. В программе уже есть несколько предустановленных типов, характерных для большинства клубов. Например, аренда, индивидуальные или групповые занятия. Эти типы услуг нельзя редактировать или удалить.
Но помимо них, можно добавить или отредактировать свои типы услуг. При добавлении услуги сначала нужно выбрать тип. К примеру — аренда. А затем задать параметры: например, длительность, 10 дней, стоимость 1000, а описание, аренда шкафчика для хранения спортивного инвентаря.
Дополнительные услуги подходят не только для многофункциональных фитнес-клубов,
но и для специализированных секций спорта. Например, для секции футбола или тенниса дополнительной услугой может быть общефизическая подготовка или взносы за различные турниры.
Активы клуба — это по-сути шкафчики, помещения, тренажеры и другие объекты, к которым привязываются те или иные виды услуг. Здесь также имеются предустановленные типы активов. При необходимости, можно добавить и свой тип!
На видео, показано как добавить для примера тип актива — инвентарь, чтобы выделить прокат коньков, клюшек и иного инвентаря.
В закладке — Активы, можно добавить тот или иной актив к конкретному типу. Например, выбрать тип актива — мужские шкафчики и добавить то, количество шкафчиков, которым располагает фитнес клуб в мужской раздевалке.
Можно добавить как один шкафчик, так и сразу несколько — в заданном вами диапазоне.
В качестве оборудования можно, к примеру, добавить спин-байки или сайкл-тренажеры.
Под типом зал / площадка, можно добавить зал для йоги, танцев, единоборств или иной актив, связанный с месторасположением. Для такого актива можно назначить ограничение по вместимости.
В разделе карты доступа, можно создавать различные типы карт. По дефолту предусмотрены карты для постоянных клиентов и для гостевых визитов. Здесь же можно добавить и свой тип!
Чтобы создать сами карты, нужно заранее задать количество цифр на них. Например, если задать 6 цифр, то количество можно выпустить до 999 999 карт.
Сами карты лучше выпускать (заносить в систему) партиями. Например, по 20-40 штук. В этом случае при регистрации нового клиента можно будет избежать неудобства по назначению ему той или иной карты.
Принцип добавления любого типа карт — одинаковый.
Этот раздел необходим для тех, у кого сеть собственных или партнерских клубов, и есть необходимость предусматривать тарифы, которые позволяют клиентам одного клуба получать доступ и в другие клубы.
Пул клиентов по дефолту один. И называется клиенты компании. Если вам необходимо создать дополнительный пул клиентов для группы компании, включая франшизы, то нужно направить запрос в техническую поддержку на добавление такого пула для вас.
В настоящем разделе можно создавать тарифы по видам абонементов. Это могут быть как основные абонементы (то есть с функцией контроля дублирования), так и дополнительные — без контроля дублирования.
Дополнительный абонемент может быть предназначен для тех, кому предоставляется доступ к отдельным зонам клуба.
При создании тарифа (абонемента) можно указать срок действия этого тарифа, то есть период в течение которого можно продавать этот абонемент.
Продолжительность абонемента может быть 1 месяц, 3 месяца, год, дни или любой другой выбранный вами срок.
Тариф может быть безлимитный, либо лимитирован по количеству посещений, времени посещения, дней недели.
Здесь же можно задавать количество гостевых визитов и стоимость, сроки заморозки, штрафы в случае возврата, опцию визита в другие клубы.
В соседней закладке можно добавить скидки к каждому тарифу. Скидки можно устанавливать как в процентах, так и в денежном выражений, в виде фиксированного процента либо на усмотрение сотрудника, в пределах максимального заданного значения.
В программе можно задать маркетинговые теги, которые помогают учитывать и оценивать эффективность различных каналов продвижения ваших услуг.
Например, это может быть реклама в Instagram, Google, акция «Пригласи друга» и другие каналы, которые можно добавлять по своему усмотрению.
Для добавления клиента в систему нужно обязательно ввести его фамилию и имя, указать пол и номер телефона.
При желании загрузить его фотокарточку или использовать камеру вашего устройства для фотофиксации.
Дополнительно можно указать дату рождения, что позволит быстро посчитать возраст клиента, присвоить номер клубной или гостевой карты, добавить договор и сегмент посещаемых клубов, а также канал привлечения клиента — источник информации.
При желании можно также добавить дополнительные контактные данные клиента, адрес, паспортные данные и банковские реквизиты.
Для добавления клиента в систему нужно обязательно ввести его фамилию и имя, указать пол и номер телефона.
При желании загрузить его фотокарточку или использовать камеру вашего устройства для фотофиксации.
Дополнительно можно указать дату рождения, что позволит быстро посчитать возраст клиента, присвоить номер клубной или гостевой карты, добавить договор и сегмент посещаемых клубов, а также канал привлечения клиента — источник информации.
При желании можно также добавить дополнительные контактные данные клиента, адрес, паспортные данные и банковские реквизиты.
Чтобы импортировать данные о клиентах из другой учетной системы, нужно в разделе клиенты нажать кнопку импортировать и скачать шаблон. В шаблоне есть инструкция — в каких столбцах, какую информацию отобразить.
Нужно обязательно указать фамилию, имя, день рождение, телефон, пол и желательно название абонемента, ровно так как вы его создали в программе. Указать стоимость и срок действия абонемента. И другие параметры согласно приведенной инструкции.
Саму инструкцию после заполнения файла нужно обязательно удалить.
Если кнопка добавить абонемент неактивна, значит нужно настроить сотруднику доступ к кассе в разделе настройки сотрудников.
При добавлении абонемента клиенту, нужно выбрать необходимый тарифный план, если полагается указать скидку и добавить причину, по которой была предоставлена скидка.
Начало действия абонемента может быть с любой указанной даты. То есть клиент может купить сегодня, но начать ходить, например, через неделю или сначала месяца. Либо абонемент может начинаться с открытой даты — иными словами со дня первого посещения клиентом клуба.
При необходимости можно клиенту (абонементу) задать индивидуальные условия, не предусмотренные в выбранном для него тарифном плане.
Если нажать на троеточие в нижнем углу созданного абонемента, то можно увидеть функцию — «условия», которая вызывает окно для редактирования отдельных параметров абонемента клиента, а также предоставляет опцию добавить дополнительные возможности.
При редактировании можно сменить статус абонемента или статус оплаты. Изменение статуса оплаты может использоваться для случаев, когда нужно зафиксировать ее вручную. Например, чтобы не отражать транзакцию на кассе, когда владелец предоставил абонемент бесплатно. Или для иных специфичных случаев.
Также можно изменить вид скидки или его размер, поменять дату начала и завершения абонемента, вручную отредактировать количество предусмотренных и использованных гостевых посещений, количество дней заморозки.
Опция заморозки позволяет приостановить действие абонемента и автоматически продлить его срок
на то количество дней, которое вы укажете. Здесь выбирается дата начала и длительность паузы. При необходимости можно указать причину заморозки.
Вы также можете увидеть, сколько дней заморозки у клиента ещё осталось и сколько раз он может воспользоваться этой опцией.
Опция вернуть позволяет клиенту сделать возврат абонемента и получить уплаченную им сумму за вычетом штрафов и фактический использованных дней. Рассчитанную программой сумму компенсации, при необходимости, можно отредактировать вручную.
Опция заменить используется, если клиент хочет вернуть текущий и купить новый абонемент на весь срок его действия. Если выбрать более дешевый тариф, то программа посчитает сумму возврата. При желании можно применить штрафные санкции, предусмотренные тарифом при возврате. При выборе более дорогого тарифа, программа посчитает сумму доплаты от клиента.
Если в списке абонементов, не окажется нужного вам тарифа, проверьте срок действия такого тарифа.
Разделы комментарий, дата начала действия и номер договора являются опциональными (не обязательными).
Если нужно понизить или повысить класс абонемента с вычетом использованного по текущему тарифу срока, то нужно использовать опцию изменить.
Опция передать, позволяет переоформить абонемент на другого члена клуба. Для этого достаточно выбрать клиента которому передается абонемент. Когда список действующих клиентов большой, нужного клиента можно найти с помощью функции поиска.
Гостевые посещения — не передаются, а просто списываются у клиента. То есть данную функцию нужно использовать в момент запуска гостя. В качестве гостя можно выбрать текущего клиента клуба или добавить нового.
Добавление нового гостя позволит в дальнейшем связать с ним, для продажи ему абонемента.
Если при приеме оплаты вы используете кассовое приложение, установленное на ваше устройство (то есть не используете вебкассу), то опция оплаты нужна для повторной отправки абонемента на оплату. Кстати, эту же операцию можно сделать и в разделе выставленные счета.
Также, в отдельных случаях, можно отразить оплату абонемента через опцию условие, как было показано ранее. Единственное в этом случае такая оплата не отразится в отчетах и графиках продаж.
Опция удалить позволяет деактивировать абонемент вручную. Иными словами, не дожидаясь истечения его срока.
Для создания расписания тренировок нужно дать ей название, указать дату, время начала и завершения, а также привязать тренера и указать периодичность тренировок.
Можно также включить функцию игнорировать конфликты, если в одном зале могут одновременно проходить несколько групповых занятий.
На видео ниже я добавил ряд спортивных секции, с различной периодичностью и тренерами. Как видите каждая секция покрашена в цвет, присвоенный тренеру. Можно просматривать расписание тренировок в разрезе недели, месяца, дня и по иным признакам.
Функцию создания группового занятия можно также вызвать, нажав в любом свободном месте календаря. А исправить или удалить занятие, нажав непосредственно на такое занятие.
Этот раздел нужен для тех, кто не использует автоматизированную систему контроля управления доступом (СКУД). Простыми словами турникеты с автоматизированным входом.
Здесь происходит регистрация доступа или посещения клиентам клуба.
Клиента можно найти путем поиска по имени или фамилии, по номеру телефона или номеру карты. Если имен несколько можно к поиску добавить и фамилию. Номер телефона можно вводить в этой же поисковой строке.
При поиске по номеру карты, можно ввести этот номер вручную либо с помощью сканера штрихкода, аналогично тех, что используются в обычных магазинах.
Чтобы зарегистрировать посещение нужно просто нажать на имя клиента и откроется его карточка. Тут сразу же можно увидеть, его статус, активен ли его абонемент и срок его действия, количество гостевых посещений.
Система автоматический присвоит ему первый доступный шкафчик. Но при необходимости можно выбрать иной свободный шкаф. Также можно назначить ему любимый им номер шкафчика, поставив соответствующую галочку.
Здесь же можно присвоить клиенту дополнительные услуги. Например, аренду шкафчика для спортивной одежды или инвентаря. Раздевалка назначается автоматический. Номер можно установить и вручную. Далее нужно указать дату начала аренды.
Можно также сделать запись на индивидуальное занятие к конкретному тренеру. Если выбрать нужного тренера, можно увидеть график его занятий. Это позволит избежать накладки при выборе времени для тренировки. Достаточно нажать на нужное (свободное) поле, чтобы выбрать дату и время записи.
Следующая опция в разделе Регистрация — это групповые занятия. Здесь можно увидеть все групповые занятия заведенные в клубе. При желании можно отфильтровать их по тренеру. При необходимости предоставить скидку и записать клиента.
Можно также и отменить запись на групповое занятие. Для этого достаточно выбрать занятие, и нажать отменить запись.
Опция заморозки позволяет посмотреть количество оставшихся дней заморозки. И далее зафиксировать фактическое количество дней, которые клиент решил использовать. Помимо этого, находясь в карточке клиента, можно зарегистрировать фактическое использование им своих гостевых посещений.
Их можно использовать сразу на нового клиента либо текущего клиента клуба, предоставив ему шкафчик. Если зайти в карточку клиента до завершения срока заморозки, то выйдет диалоговое окно, позволяющее отменить заморозку за вычетом фактический использованного срока.
В карточке клиента, также, можно оформить для него новый абонемент, то есть по сути пролонгировать его членство в клубе. Процесс такой же как и в ранее показанном разделе — клиенты. Это — выбор тарифного плана, предоставление скидки, указание причины ее предоставления, выбор даты, а также договора, если вы практикуете заключение договоров с клиентами.
Далее нужно распечатать договор. И после его подписания клиентом, подтвердить данный факт.
В разделе выставленные счета, можно увидеть статус всех платежей отправленных на кассовое приложение, установленное на вашем устройстве. Если какой-либо из ранее отправленных платежей не был оплачен и случайно был удален на кассе, то можно отправить такой счет на кассу заново.
Все оплаты через вебкассу можно посмотреть в соответствующем разделе программы. Здесь можно увидеть продажи и способы их оплаты, а также отдельно произвести приходно кассовую или расходную операцию, указав к ней комментарии.
Программа собирает все результаты вашей работы в единую систему отчётов по продажам, абонементам и клиентам. Подробнее об этих отчетах можно ознакомиться в видео демонстрации нашей программы.